adjointe de direction

Description des tâches :

Volet direction :

• Assurer la gestion de l'agenda autant professionnel que personnel de la présidente;
• Prendre connaissance des courriels de la présidente, les filtrer, les prioriser et traiter ceux qui relèvent de sa compétence;
• Assurer la logistique des réunions, des comités et des rencontres (commandes de repas, réservations de salles), préparer et coordonner les dossiers requis;
• Organiser les voyages d'affaires ou personnel (itinéraire de vols, hébergement et autres);
• Organiser les activités sociales et corporatives de l’entreprise.

Volet administratif :

• Assurer la qualité des documents de l'entreprise; effectuer la révision linguistique, la mise en page et la présentation adéquate des documents, lettres, présentations, etc.;
• Assurer la prise en charge des suivis demandés par la direction;
• Prendre en charge des projets spéciaux;
• Tenir à jour le calendrier des divers échéanciers;
• Tenir à jour le calendrier des réunions des divers comités;
• Rédiger des communications aux employés;
• Assurer le bon fonctionnement du bureau : réception, poste/courrier, achats de fournitures de bureau et autres items variés, communications, vacances; numériser et classer des documents;
• Mettre en place des règles de pratiques et d’usages en matière d’adressage et de présentation de lettres et documents officiels;
• S'occuper de la réception : répondre au téléphone et accueillir les visiteurs;
• S'occuper de la gestion administrative du bureau;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Volet corporatif :

• Transmettre aux partenaires l'information ou document requis dans le cadre des projets immobiliers (rapports statutaires trimestriels/annuels, juridiques et financiers);
• Préparer les résolutions annuelles et autres résolutions, faire les mises à jour des livres de minutes pour les entités (sociétés et fiducies) et dépôt des divers formulaires annuels;
• Faire les mises à jour courantes et annuelles des sociétés auprès du Registre des entreprises du Québec;
• Gérer les documents requérant les signatures des représentants et transmission aux parties concernées;
• Mettre à jour l'organigramme corporatif des sociétés;
• Numériser les documents légaux et les insérer aux livres de minutes des sociétés;
• Mettre en place une structure de classement numérique afin d'organiser les dossiers et veiller à ce que tous les documents soient conservés en fonction de la politique de gestion des documents de l'entreprise;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Volet RH

• Effectuer les mises à jour du Manuel de l’employé;
• Mettre à jour l’organigramme de la structure organisationnelle du personnel de l'entreprise;
• Préparer les documents à remettre lors de l’arrivée d’un nouvel employé;
• Inscrire le nouvel usager dans le système téléphonique et dans Outlook;
• Prendre en charge le dossier d’Alarme Nordic (créer code d’accès pour nouvel utilisateur et mise à jour auprès de la compagnie);
• Suivre la grille des vacances estivales des employés;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications et compétences

• Formation d'adjointe administrative ou toute autre formation équivalente;
• Posséder un minimum de 5 à 10 années d'expérience dans un poste similaire;
• Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit;
• Bonne connaissance de la langue anglaise;
• Excellentes compétences informatiques et techniques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint);
• Bonne gestion des priorités, respect des échéanciers et de la confidentialité (discrétion);
• Autonomie et facilité à s'adapter au changement et à travailler avec un minimum de supervision;
• Esprit d'équipe et de collaboration.

Qualités personnelles recherchées

• Refléter une personnalité rayonnante et être positive;
• Être proactive et dynamique;
• Avoir un bon sens de l'organisation et d’initiative;
• Être minutieuse et posséder de la rigueur.